Participação no estudo “A Gestão Documental, na Governança da Informação”

No dia 11 de novembro, no auditório da Torre do Tombo, foi apresentado o estudo “A Gestão Documental, na Governança da Informação” realizado grupo de trabalho de informação documental da Associação para a Promoção e Desenvolvimento da Sociedade da Informação (APDSI), do qual faço parte, enquanto representante da ANPRI. O estudo foi apresentado durante Conferência “Gestão Documental e Governança da Informação – O Debate Necessário”.

Conheça melhor a equipa.

Ficha técnica

Coordenação:

Rafael António, Luísa Proença.

Textos:

António Monteiro (ADP), Beatriz Guimarães (QUIDGEST), Élvio Meneses (APDSI), Fernanda Ledesma (ANPRI), Hugo Nunes (ACCENTURE),  João Henriques (QUIDGEST), Licínio Pereira (CEJ), Luis Vidigal (APDSI), Luísa Proença (PJ), Nuno Serra (UNISYS), Paulo Marrecas Ferreira (GDDC da PGR), Pedro Moutinho (NOVABASE), Rafael António (APDSI), Sérgio Ferreira (MOREDATA).

Este estudo está organizado em três subtemas:

•  Gestão Documental
•  Gestão por Processos de Negócio
•  Preservação Digital

Foi uma honra integrar esta equipa, nomeadamente na parte que me inquieta - da preservação digital, da qual saliento citação seguinte.

Os novos ambientes digitais são propícios a que subsista sempre um risco óbvio – constituírem o buraco negro do século 20 na recolha digital do conhecimento.

Frase proferida em 2005 pela Comissária Europeia Viviane Reding, continuará atual enquanto não forem estabelecidos os mecanismos que garantam o acesso continuado e de longo prazo aos objectos digitais.

Falando um pouco do modelo de referência Open Archival Information System (OAIS)

Esquema conceptual para um sistema de arquivo para preservação e manutenção de informação digital por longo prazo. Trata-se do modelo de referência Open Archival Information System (OAIS) ou em português Sistema Aberto para Arquivo de Informação (SAAI).

Este modelo é uma norma ISO com o nº 14721 de 2002 que descreve um enquadramento conceptual para um repositório digital genérico, aberto a todas as comunidades, com garantias de confiabilidade.

O modelo OAIS funciona num ambiente constituído pela interação de produtores, utilizadores, gestão e o arquivo em si mesmo.

Os Produtores fornecem a informação a ser preservada. Os Utilizadores, também definidos em alguma da literatura da área como Consumidores, usam a informação preservada, entre os Utilizadores há um grupo mais especializado que é o chamado – grupo-alvo. O grupo-alvo é o subconjunto de Utilizadores que deve entender a informação preservada. A Gestão é a entidade responsável pelo estabelecimento das políticas gerais do arquivo.

As responsabilidades que um arquivo tipo OAIS deve cumprir são as seguintes: 

• negociar e aceitar informação adequada de produtores de informação;
• manter o efetivo controle da informação para garantir a preservação por longo prazo;
• determinar, por si mesmo ou em conjunto com outros parceiros, que comunidades devem tornar-se grupo-alvo e, portanto, devem ser capazes de entender a informação fornecida;
• tornar a informação preservada disponível para o público-alvo;
• garantir que a informação disponível  seja compreensível para o público-alvo sem o auxílio dos produtores de informação;
• seguir políticas e procedimentos documentados garantindo que a informação seja preservada  e possibilitando que a mesma seja disseminada como cópias autênticas do original.

Publicação: A GESTÃO DOCUMENTAL NA GOVERNANÇA DA INFORMAÇÃO from Fernanda Ledesma